Як формується штатний розпис у закладах освіти?

Південно-східне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці 26 жовтня 2022 року надало роз'яснення з цього питання.

Штатний розпис — це внутрішній (локальний) документ закладу освіти, що зображає розподіл праці між працівниками, кількість працівників, місячний і річний фонди заробітної плати.

Директор закладу освіти має бути добре обізнаний з особливостями складання штатного розпису, адже він обов’язково проєктує цей документ до початку навчального чи календарного року.

До штатного розпису закладу освіти вносять:

– повну інформацію про посади (професії) усіх працівників

– розміри основної зарплати, надбавок і доплат.

На підставі штатного розпису врегульовують також кадрові питання.

При складанні штатного розпису можна використовувати:

– типову форму

– скласти власну.

Головне, щоб у формі були графи, де фіксуватимуть:

– назви посад

– назви структурних підрозділів (за наявності)

– кількість штатних одиниць

– посадові оклади

–  надбавки й доплати

– фонд заробітної плати на місяць, рік.

При складанні штатного розпису закладу освіти необхідно:

Вивчити нормативно-правову базу.

Перелік основних нормативно-правових документів, якими варто керуватися під час складання штатного розпису закладу освіти:

– Господарський кодекс України від 15.07.2021 № 1667-IX

– Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ (останні зміни внесено: постанова Кабінету Міністрів України від 21.04.2021 № 394)

– Перелік посад педагогічних та науково-педагогічних працівників 

– Інструкція про порядок обчислення заробітної плати працівників освіти (наказ Міністерства освіти та науки України від 15.04.1993 № 102)

– наказ Міністерства Фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються в процесів виконання бюджету» від 28.01.2002 № 57

– наказ Міністерства освіти і науки України «Про впорядкування умов оплати праці та затвердження схем тарифних розрядів працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ» від 26.09.2005 № 557)

– Типові штатні нормативи загальноосвітніх навчальних закладів (наказ Міністерства освіти і науки України від 06.12.2010 № 1205).

Залучити працівників закладу освіти до підготовки проєкту штатного розпису.

Складають штатний розпис:

– керівник закладу освіти

– фахівець органу управління освітою (для навчальних закладів з малою наповнюваністю учнів).

Варто долучити до підготовки проєкт штатного розпису:

– заступника з навчально-виховної роботи (складає робочий навчальний план, відповідно до якого визначають кількість годин за кожним навчальним предметом; додаткового часу на навчальні предмети, факультативи, індивідуальні заняття та консультації

– заступника з господарської роботи (організовує роботу технічного персоналу, розподіляє навантаження)

– секретаря (правильно оформлює штатний розпис)

– бухгалтера (за наявності)штатний розпис, це один з основних фінансово-господарських документів)

Після затвердження штатного розпису закладу освіти бухгалтер чи економіст органу управління освітою формує документи, в яких подає узагальнені дані:

– кількість штатних одиниць навчальних закладів

– загальний фонд оплати праці для району (міста)

– прогноз видатків на навчальний/календарний рік.

3.  Надати необхідну інформацію працівникам закладу освіти, які беруть участь у складанні проєкту штатного розпису

До середини серпня остаточно відомо:

– скільки класів та учнів передбачено у новому навчальному році

– скільки працівників, зокрема й молодих спеціалістів, працюватимуть у закладі освіти

– скільки навчальних годин відведено на вивчення предметів (робочий навчальний план).

Відтак, керівник закладу освіти надає працівникам, які беруть участь у підготовці штатного розпису, таку інформацію:

– скільки штатних одиниць передбачених Типовими штатними нормативами

– кількість фактично зайнятих працівників

– скільки вакантних посад

– остаточні результати тарифікації.

Обсяг навчальних годин залежить від кількості навчальних предметів, визначених робочим навчальним планом.

4.  Провести нараду при директорові

Питання, які варто винести на обговорення:

– чи потрібно вводити додаткові штатні одиниці

– чи змінився педагогічний стаж працівників на початок навчального року

– які результати атестації педпрацівників у поточному навчальному році

– наскільки збільшився розмір заробітної плати педпрацівників після проходження ними атестації тощо.

5.  Визначити організаційну структуру навчального закладу

Організаційна структура має відповідати структурі, наведеній у Статуті навчального закладу.

6.  Проаналізувати кадрове забезпечення

Цим питанням займається заступник директора з навчально-виховної роботи. Він має з’ясувати:

– наскільки навчальний заклад забезпечено кадрами

– скільки залишилося вільних посад

– скільки працюватиме педагогів-сумісників

– який обсяг роботи виконуватимуть працівники за суміщенням.

Крім того, заступник збирає інформацію про:

– освіту та результати атестації нових працівників

–  аналізує записи у трудових книжках працівників.

7.  Проаналізувати інформацію про доплати, надбавки

У штатному розписі вказують:

– посадові оклади працівників закладу (враховуючи підвищення)

– доплати та надбавки.

Тож на цьому етапі керівник і бухгалтер закладу освіти мають перевірити:

– чи є накази про встановлення підвищень, доплат та надбавок

– чи відповідають встановлені підвищення, доплати та надбавки нормативним актам.

Навчальні заклади самостійно встановлюють розміри надбавок і доплат у колективному договорі, дотримуючись вимог законодавства. Посадовий оклад/місячна ставка заробітної плати працівника не можуть бути меншими розміру мінімальної заробітної плати.

8.  Перевірити відповідність назв посад Класифікатора професій

Формуючи штатний розпис, необхідно перевірити назви посад за Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (КП), затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327.

Назви посад працівників у штатному розписі мають відповідати:

– КП

– Типовим штатним нормативам.

9.  Порівняти дані у новому та торішніх штатних розписах

Такий аналіз необхідно провести, для того, щоб виявити, чи змінилися показники порівняно з минулим роком.

Отримані дані можна занести до порівняльної таблиці. Цю інформацію використовує керівник закладу освіти, коли:

– готує щорічний звіт

– складає план розвитку навчального закладу

– аналізує виконання річного плану роботи тощо.

10.  Узагальнити результати аналізу та заповнити штатний розпис

Штатний розпис заповнює:

– секретар

– заступник директора з навчально-виховної роботи (якщо немає секретаря).

Під час заповнення штатного розпису можуть виникнути певні нюанси при зазначенні деяких даних:

– кількість штатних одиниць (необхідно зазначати відповідно до кількості штатних одиниць, обчисленої у розрізі кожної посади (професії) загалом по закладу освіти)

– однакові назви посад з різними посадовими окладами (необхідно зазначати щодо кожної з них в окремому рядку, вказати назву посади, кваліфікаційний розряд, тарифну ставку

– однакові посади з однаковими окладами (необхідно в одному рядку зазначити кількість штатних одиниць працівників певної професії та кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифну ставку (посадовий оклад)

11.  Погодити проєкт штатного розпису з виборним органом первинної профспілкової організації

Перед затвердженням штатного розпису закладу освіти органом управління освітою, його варто попередньо погодити з виборним органом первинної профспілкової організації.

Нижче реквізиту «Підпис» ставлять гриф погодження, що включає такі елементи:

– слово ПОГОДЖЕНО (без лапок)

– назва посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації)

–  особистий підпис

– ініціал(-и) та прізвище

– дата погодження.

12.  Підписати штатний розпис

Підписує штатний розпис керівник та бухгалтер закладу освіти, або головний бухгалтер чи начальник планово-фінансового відділу органу управління освітою, які складали штатний розпис.

13.  Затвердити штатний розпис

Керівник органу управління освітою затверджує штатний розпис та ставить гриф затвердження, який скріплює печаткою.

Гриф затвердження включає такі дані:

– кількість штатних одиниць

– місячний фонд заробітної плати (розмір у гривнях)

– назва посади

– ініціали та прізвище

– число, місяць, рік затвердження

– підпис.

Якщо навчальний заклад приватний, штатний розпис затверджує засновник (власник). Затверджувати штатний розпис – обов’язково. Затверджений штатний розпис діє протягом навчального (календарного) року, за потреби до штатного розпису можна внести зміни. Відсутність штатного розпису є адміністративним правопорушенням.

14.  Видати наказ про затвердження штатного розпису

Затвердження штатного розпису обов’язково супроводжують виданням відповідного наказу. Видає такий наказ:

– керівник закладу освіти (якщо навчальний заклад має власну бухгалтерію)

– орган управління освітою(якщо навчальний заклад обслуговує централізована бухгалтерія)

Наказ про затвердження штатного розпису:

– є наказом з основної діяльності, а отже має складатися з констатуючих та розпорядчих частин

– може й не мати констатуючої частини та відразу починатися зі слова НАКАЗУЮ, оскільки для введення в дію штатного розпису додаткових пояснень не потрібно (варто зазначити причини, що викликали необхідність затвердження нового штатного розпису)

– може мати додатки, посилання на які варто наводити у відповідних пунктах тексту наказу.

15.  Довести штатний розпис до відома працівників закладу освіти

Усі працівники закладу освіти мають ознайомитися із затвердженим штатним розписом. Це можна зробити під час:

– загальних колективних зборів

– засідання педагогічної ради

– наради при директорові школи.