Як складається шкільний бюджет: приклад фінансово автономної школи

Улітку школи, які мають фінансову автономію та власну бухгалтерію, починають формувати головний фінансовий документ школи — проєкт кошторису. Це процес, у якому активно беруть участь не лише адміністрація й бухгалтерія, а й учителі. Саме завдяки цьому формується список потреб: чи це закупівля комп’ютерної техніки, чи ремонт кабінетів. І, якщо здається, що “бюджет покриє все” — це не так: розмір суми залежить від прийнятого фінансування на рівні району й громади.

На практиці директори часто долучаються до виконання тих функцій, до яких не звикли за професією. Медіа “Нова українська школа” розбирає як формується бюджет фінансово автономної школи.

Як школи планують витрати?

“Для того, щоб ми могли самостійно розв’язувати якісь внутрішні питання або для того, щоб залучати ресурси та технології, які актуальні саме для нашої школи — потрібна фінансова автономія”, — зазначила під час ефіру про шкільну автономію за ініціативою ГО “Про.Світ” Альона Хилько, яка на той момент очолювала фінансово автономну школу №249 у Києві.

Принциповою відмінністю автономних та неавтономних шкіл у цьому питанні — є більша свобода: як у виборі пріоритетів, так і у звітності. Якщо у першому випадку проєкт кошторису складає керівник школи і штатні спеціалісти, то у другому — начальник управління освіти і його команда. Тобто бухгалтерія, економіст, співробітники планового відділу засновника закладу освіти тощо.

“Ми можемо коригувати свої показники фінансування, можемо ефективно вести фінансову діяльність і що важливо - розподіляти і витрачати кошти які ми отримуємо”, — розповідає Альона Хилько. Вона додала, що таким чином школа може розставляти пріоритети і самостійно визначати бюджет на ті чи інші роботи чи товари.

Для початку пояснимо, що бюджет — це загальна сума фінансування школи, а кошторис — деталізований документ, який визначає, як саме ці кошти будуть витрачені.

Загалом, процес формування кошторису школи розпочинається з оцінки потреб закладу освіти, щоб на початковому етапі створити його проєкт. Директор або бухгалтер аналізує кількість вчителів та учнів, прогнозує такі показники як зарплати, комунальні послуги, ремонт, матеріали та обладнання тощо. Таким чином формується проєкт кошторису до складу якого входять як заплановані надходження, так і видатки. Однак для його правильного формування у розпорядженні директора має бути так звана лімітна довідка. Це документ, який визначає максимально допустимі суми витрат, терміни, до яких потрібно подати проєкти кошторисів, а також наводяться додаткові показники, які допомагають правильно оцінити фінансові потреби закладу. Він надається Мінфіном і поступово розширюється на нижні рівні — обласний, а потім — місцевий.

“Ми подаємо свій проєкт кошторису і розрахунки, а централізована бухгалтерія вже зводить їх в єдиний документ — проєкт бюджету по управлінню освіти і, відповідно, його подає на різні погодження”, — пояснює медіа “Нова українська школа” директор Стрийської початкової школи №11 Сергій Запісов. Він додав, в документ ще вноситимуть зміни, але є пункти, які залишаються стабільними. Як, наприклад, енергоносії. До цього пункту додають ще 10% запасу. “Вже з досвіду і практики знаємо, що, на жаль, енергоносії постійно дорожчають — вода, електроенергія і газ”, — пояснює Сергій Запісов.

Фінансова автономія означає, що школа сама розпоряджається своїми грошима, але кошторис усе одно узгоджується із засновник — зазвичай це міська чи сільська рада. При цьому заклад має дотримуватися Бюджетного кодексу та інших нормативно-правових актів.

Школа, яка має фінансову автономію, готує свої пропозиції, а місцеве управління освіти, як представник засновника, вже включає їх до загального бюджетного запиту.

Тобто школа передає місцевому управлінню освіти аргументовані пропозиції: що потрібно відремонтувати, яке обладнання закупити або чим оновити матеріально-технічну базу. У кожній громаді форма подання може відрізнятись, але зазвичай це документ у таблиці Excel.

Ці пропозиції збираються зазвичай влітку або на початку осені, коли починається планування бюджету на наступний рік.

Зазначимо, що фінансова автономія значно покращує процес закупівель. Зокрема, що завдяки цій автономії школа може оперативно здійснювати покупки для школи, точно відповідаючи на свої конкретні потреби. Це дозволяє оголошувати тендери безпосередньо для певного закладу освіти. Якщо ж закупівлі здійснює управління освіти для всього району, процес займає більше часу, оскільки спочатку потрібно визначити потреби усіх шкіл, а потім проводити тендер і це може затягнутися через більшу суму закупівлі.

У межах автономії школа самостійно оголошує тендери через “Прозорро”: готується процедура, директор входить до тендерної комісії, розглядаються заявки, обирається переможець або укладається договір з підрядником.

Якщо школа має автономію, у штаті має бути працівник, відповідальний за закупівлі, хоча б на неповну ставку. Ця людина може працювати за сумісництвом в іншій установі.

“У централізованому порядку в нашій бухгалтерії є два напрямки закупівель. Один спеціалізується на відкритих торгах, що потребують складної процедури. Інший — на прямих договорах, менш складних, але обсяг роботи у них не менший, і зміни відбуваються щодня”, — розповідає Сергій Запісов.

Як пояснив директор школи, різниця між прямими закупівлями та торгами полягає у межах вартості. Закупівлі до 50 тисяч гривень виконуються у формі річного плану закупівель і договір не обов’язково має публікуватися в “Прозорро” — достатньо задокументувати плани. Для сум від 50 до 100 тисяч по товарній групі — це прямий договір без використання електронної системи публічних закупівель — договір укладається напряму, але за бажанням можна опублікувати текст угоди, щоб усе було прозоро.

Угода через систему електронного документообігу передається в казначейство.

Якщо сума перевищує встановлений поріг, застосовується процедура відкритих торгів. Є виключення для монополістів, комунальних послуг або специфічних закупівель зі спеціальною ціною, але в основному ці значення визначені законом.

Загалом процедура закупівель регулюється Законом “Про публічні закупівлі” та проводиться через електронну систему Prozorro. Якщо школа має статус фінансово автономної, вона самостійно виступає як замовник і відповідальна за повний цикл закупівлі — від планування до звітування.

Перший етап — планування. Керівництво школи — зазвичай директор і бухгалтер — формують річний план закупівель, у якому зазначають усі очікувані закупівлі на рік із зазначенням вартості та джерела фінансування. Йдеться про державний або місцевий бюджет або власні надходження. Цей план публікується в системі Prozorro, і будь-які зміни до нього теж мають бути внесені офіційно.

Процедура закупівлі залежить від суми. Як зазначено вище, якщо вартість закупівлі не перевищує 50 тисяч гривень, школа може укласти прямий договір без проведення конкурентних процедур, але обов’язково додати звіт про договір у Prozorro. Як визначено у правилах та поясненнях Prozorro для сум від 50 тисяч до 500 тисяч гривень, проводиться спрощена закупівля — із подачею цінових пропозицій постачальниками. Вже більше 500 тисяч гривень (або 1,5 млн грн для робіт), школа зобов’язана провести відкриті торги з усіма етапами. Тобто підготувати тендерну документацію, прийняти пропозиції, кваліфікувати учасників і провести електронний аукціон.

Після визначення переможця укладається договір, який також публікується в Prozorro. Після прийому товарів чи послуг необхідно підписати акти виконаних робіт. Усі платежі здійснюються через Державну казначейську службу в межах затвердженого кошторису.

Щоб зорієнтуватися, які показники та критерії враховуються під час тендерів, можна у ProZorro знайти тендер на поточний ремонт школи № 99 міста Львова на будівельні роботи, оголошений 5 листопада 2024 року. Очікувана вартість закупівлі — 1 321 957 грн. Це приклад, як школа самостійно оголошує великі закупівлі через систему.

Що показують ці дані:

✔ Школи самостійно оголошують тендери — як-от на ремонт класів, санвузлів, техобладнання — через ProZorro.

✔ Інформація доступна онлайн і підлягає контролю — дата, сума, предмет закупівлі, всі документації.

✔ Розмір закупівель може сягати мільйона гривень, що демонструє реальні поділ бюджету на інфраструктуру.

Джерела фінансування шкіл

Перш за все йдеться про освітню субвенцію, за рахунок якої фінансується значна частина заробітної плату педагогічних працівників.

Ще одна частина освітнього фінансування — запланована, але поки що не затверджена — Ukrainian Facility спрямована на оснащення навчальних кабінетів — зокрема для НУШ. “Місцеві громади очікують її запуску влітку, щоб встигнути оголосити тендери та з вересня закупити необхідні освітні ресурси, матеріали для НУШ та STEM-програми”, — розповідає Сергій Запісов.

Оскільки держава через освітню субвенцію фінансує зарплати педпрацівників і частину адміністрації, то керівникові варто взяти до уваги зміни, які Міносвіти впровадить з 1 вересня 2025 року. Так, буде враховано кількість учнів комунальних і приватних шкіл з кількістю учнів 45 осіб і більше. Це рішення не стосується початкових і спеціальних ЗО. Розподіл за регіонами можна переглянути за посиланням.

Ще до надходжень фінансово автономної школи можна віднести платні освітні послуги, оренда приміщень, благодійні внески, гранти та проєктне фінансування та інші надходження. Ці кошти надходять безпосередньо на рахунок школи. Це можуть бути, наприклад, гуртки, які організовуються на базі школи. Частина зароблених коштів йде на покриття комунальних витрат, а решта використовується для потреб закладу.

Окрім цього, школи можуть залучати додаткові кошти через краудфандинг і фандрейзинг. Як зазначає Альона Хилько — ці інструменти дають можливість фінансувати проєкти чи покривати витрати, які не можуть бути забезпечені за рахунок основних джерел фінансування — освітньої субвенції та місцевого бюджету.

Звіти

За словами Альони Хилько, фінансові звіти публікуються на тендерних платформах, де проводяться закупівлі школи, а також викладаються на сайті школи. На вебсайті регулярно оновлюється інформація про те, скільки коштів отримує заклад і як вони витрачаються. Кожен квартал школа звітує про використання фінансів, саме в цей період бухгалтерія подає звіти.

Щорічний фінансовий звіт школи став важливим інструментом для уникнення помилок у фінансовій та управлінській діяльності. Публікація цього звіту на сайті дає можливість всім учасникам освітнього процесу переглядати його, аналізувати та вносити пропозиції до майбутнього бюджетного запиту. Це дозволяє уникнути ситуацій, коли одні питання отримують надмірну увагу, а інші проблеми залишаються без необхідної фінансової підтримки або взагалі не помічаються.

Профільна підготовка директорів

Зазначимо, що підготовка бюджетних запитів, кошторису та участь у тендерах потребує певної кваліфікації директора школи або відповідальної особи. Програма “Компетенції.ПРО” від громадської організації Про.Світ, передбачає навчання за модулем “Фінансова автономія школи. Стратегія ЗЗСО”, а також інші ініціативи “Про.Світ” і НАЗК зосереджені на підвищенні навичок: бюджетування, закупівель, звітності.

В очах багатьох керівників покращення кваліфікації — це справа, якою кожен займається самостійно. Як зазначає Сергій Запісов, інколи проводяться навчання, організовані не просто департаментом освіти, а департаментами економіки обласних адміністрацій. Приїжджають експерти, пояснюють основи тендерних процедур. Навчання бухгалтерів зазвичай організовують казначейство, податкова або пенсійний фонд — такі заходи проходять локально, але систематизовано.

Коли і як затверджується бюджет?

Процес збору даних для бюджетного запиту починається влітку, восени проходить етап узгодження. Поданий бюджетний запит має розглянути засновник. Для цього спочатку наприкінці листопада проводится сесія обласної ради і ухвалюється обласний бюджет. Вже середині грудня — ухвалюється бюджет територіальних громад. Тобто затверджується бюджет засновника — місцевої ради.

У разі погодження кошторису школи, він затверджується як частина місцевого бюджету. Після цього школи отримують кошторис. Він є підставою для здійснення фінансування з січня наступного року.

Якщо під час року виникають нові потреби (наприклад, аварійний ремонт або додаткові послуги), школа має право звертатися до засновника із запитом на внесення змін до кошторису.

Директор школи має право затверджувати кошторис сам. “Підписує бухгалтер і керівник та ставить печатку, управління освіти — як представник засновника — його погоджує”, — пояснює Сергій Запісов.